احتمالاً برای شما هم پیش آمده باشد که گاهی اوقات به دنبال یکسری اسناد و مدارک مهم کسب و کار، هزینه ها و حساب و کتاب های مالی، دانشگاهی، سازمانی و اداری و … باشید، که در گذشته برای تهیه و آماده کردن آن ها زمان و هزینهی زیادی صرف کرده اید. قطعاً نظم و نگهداری آن ها جهت دستیابی بهتر در مواقع ضروری برای شما خیلی مهم است. یکی از روش های نگهداری اسناد و مطالب مهم، استفاده از زونکن ها است و نبود زونکن می تواند همیشه به عنوان یک مشکل مطرح در این حوزه شناسایی شود.
زونکن ها یکی از مهم‌ترین وسایل، جهت نظم دهی آرشیو اطلاعات و بایگانی مطالب هستند. زیرا شواهد و اطلاعات بیشتری از فعالیت ها، افراد و مؤسسات و … را در هر زمان که نیاز داشته باشید، ارائه داده و در اختیار شما میگذارد.
ما در این مقاله تصمیم گرفتیم در مورد استفاده از زونکن، دلیل اهمیت آن و همچنین مشکلاتی که در نبود زونکن ها رخ می‌دهد را برای شما توضیح دهیم. بنابراین اگر شما هم به دنبال سازماندهی بهتر مدارک خود هستید لطفاً ما را تا انتها همراهی کنید.
زونکن چیست و چرا نبود زونکن مهم است؟
در دنیای پرهیاهوی کسب‌وکارها، مهم ترین ابزاری که برای استفادهی صحیح و بهینه از فرصت‌ها و رویارویی با مشکلات و تهدیدها وجود دارد، جمع‌آوری و استفاده از اطلاعات درست و دقیق می باشد. که نگهداری، دسته بندی، بایگانی و پردازش آن‌ها از ضرورت‌های اصلی هر کسب و کار، اداره و سازمان است.
همچنین با توجه به اینکه اطلاعات و اسناد برای شرکت ها و سازمان‌های مختلف یا حتی افراد، از اهمیت خاصی برخوردار است. بنابراین نظم دهی و سازماندهی آن‌ها نیز امری ضروری می باشد. لذا لازم است برای جلوگیری از پیشامد و رخ دادن مشکلات، اختلال در برنامه ریزی و همچنین اتلاف زمان و بودجهی مالی، بایگانی اطلاعات و حفظ آن‌ها، طبق اصول و به‌درستی صورت گیرد.
زونکن یکی از ابزارهای مناسبی است که برای نگهداری و بایگانی مدارک و اسناد کاربرد زیادی دارد. این وسیله‌ی کاربردی و مهم در تمام اُرگان ها، ادارات و حتی منازل جهت نظم و سازماندهیِ بهتر اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد. اسناد و مدارکی که در زونکن نگهداری می‌شود، می‌تواند مدارک مهم اداری و سازمانی، اسنادی از تاریخچه ی یک فرهنگ، اطلاعاتی پیرامون یک موکل برای وکیلش و یا هر چیز مهم دیگری باشد.
شاید برای شما هم این سؤال به وجود آید که با وجود دیجیتالی شدن کارها و استفاده از سیستم های کامپیوتری چرا همچنان استفاده از زونکن اهمیت دارد؟
شما به کمک این وسیله‌ی کم جا ولی کاربردی می‌توانید در هر زمان که بخواهید، با صرف زمان کمتری به مدارک و مطالب آرشیوی خود به‌صورت فیزیکی، دست یابید. درحالی که ممکن است به دلایل مختلف از جمله عدم استفاده از زیرساخت‌های مناسب برای سیستم های دیجیتالی، اسناد و مدارک مهمی که در سیستم کامپیوتری خود ذخیره کرده اید را از دست بدهید.
آرشیوها می‌توانند بخش حیاتی از میراث فرهنگی ما نیز باشند. آن‌ها به مردم، جوامع و ملت ها کمک می کنند تا گذشته را درک کنند، باعث افزایش هویت و درک افراد از فرهنگ‌ها شوند، عدالتی را تضمین کنند، و یا حتی گاهی اوقات شواهدی از وقایع و تصمیمات، زندگی های گذشته، ایده‌ها و ارتباطات، و هویتِ خود افراد باشند.
بنابراین به همین دلایل است که استفاده از زونکن برای بایگانی ها مهم است و باید با حساسیتِ خاصی مورد محافظت قرار گیرند. زیرا اکثریت آن‌ها کمیاب، خاص و منحصربه‌فرد هستند. پیشنهاد میکنیم مقاله دیگر افراگرافیک با موضوع تفاوت زونکن و کلاسور در کاربرد چیست؟ را مطالعه کنید و اطلاعات بیشتری از رونکن ها و اهمیتشان به دست آورید.
چرا باید از رونکن استفاده کنیم و نبود زونکن باعث چه مشکلاتی می‌شود؟
اینکه شما بخواهید مدارک و اسناد مهم خود را فقط به‌صورت دیجیتالی نگهداری کنید و استفاده از زونکن را برای بایگانی مطالب، روشی منسوخ و وقت‌گیر بدانید، با ریسک بزرگی مواجه خواهید شد.
زیرا ذخیره سازی و نگه داری اسناد در سیستم های کامپیوتری هرچند سریع‌تر صورت می‌گیرد اما ممکن است شما را با چالش هایی مواجه کند که برگشت ناپذیر بوده و باعث شود به‌طور کامل اطلاعات را از دست بدهید.
3 مورد از مهم‌ترین مشکلاتی که در نبود زونکن با آن مواجه خواهید شد به شرح ذیل است:
1. افزایش زمان دسترسی به مدارک و اسناد مهم
تصور کنید در محل کار خود مشغول وظایف تعریف شده هستید و رئیس شما تماس گرفته و می‌خواهد گزارشی را از میان انبوه زیادی برگه در مدت زمان کمی به او برسانید. عدم استفاده از زونکن و تهیه آرشیو فیزیکی روند کار شما را کند خواهد کرد.
- گم شدن اسناد و مدارک
گم شدن اسناد و مدارک مهم می‌تواند در زندگی و کسب و کار شما اختلال به وجود بیاورد. و شاید روزها و هفته ها زمان شما را برای جستجوی آن بگیرید. اما اگر بخواهید به‌صورت فیزیکی مدارک مهم خود را در زونکن نگهداری کنید از این اتفاق پیشگیری خواهید کرد. - طولانی شدن برنامه ریزی برای پیاده سازی اهداف
مدت زمانی را که شما صرف پیدا کردن مدارک و اسناد مهم خود می‌کنید باعث می‌شود از اهداف اصلی برنامه ریزی و کارهای خود دور شده و عقب بمانید. در حالی که استفاده از زونکن در این‌گونه موارد می‌تواند به کار و رسیدن به برنامه ریزی های اهدافتان، سرعت بخشد.
سفارش سریع چاپ زونکن در افراگرافیک
بایگانی اطلاعات، مطالب، مدارک و اسناد، هم برای سازمان ها و ادارات و هم برای استفاده‌های فردی و شخصی حائز اهمیت است. اینکه با گسترش کسب‌وکارها امروزه بخواهید با سرعت بیشتری به مدارک مهم و حساس دسترسی داشته باشید، نشان از نظم و اهمیت استفادهی شما از زمان است.
به کار گرفتن و استفاده از زونکن جهت سازماندهی و نگهداری مدارک و اسناد مهم می‌تواند علاوه بر سرعت بخشیدن به روند کارها با دسترسی فیزیکی به آن ها، از گم شدن و اتفاقات ناگهانی که در ذخیره سازی دیجیتال اطلاعات ممکن است رخ دهد، جلوگیری کند.
شما این امکان را دارید تا در صورت تمایل، با کلیک بر روی لینک برای طراحی زونکن های باکیفیت و حرفه ای به افراگرافیک با قیمتی مناسب تر اقدام کنید.
امیدواریم این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. چنانچه شما هم از زونکن استفاده می‌کنید و از اهمیت و معایب عدم استفاده از آن آگاه هستید، برای ما در کامنت بنویسید که ممکن است چه مشکلات دیگری در نبود و استفادهی زونکن رخ خواهد داد؟
